Oprogramowanie dla firm w chmurze? Tak!

Mimo, iż najpopularniejszym urządzeniem IT pozostaje laptop, to coraz więcej osób docenia także wygodę użytkowania tabletów oraz smartfonów. Dotyczy to w szczególności korzystania z Internetu oraz rozmaitych aplikacji. To niezwykle poręczne narzędzia również dla przedsiębiorców pragnących stale posiadać dostęp do informacji dotyczących ich firmy, zawieranych transakcji, aktualnych raportów zwrotnych. Niezależnie od tego, czy prowadzimy usługowy czy handlowy typ działalności – aktualne dane są konieczne, by budować strategię sprzedażową. Oczywiście, musimy odnosić się nie tylko do wewnętrznych uwarunkowań, lecz także czynników płynących z otoczenia. Niemniej jednak – ważne jest przede wszystkim posiadanie świadomości na temat tego, jak funkcjonuje przedsiębiorstwo, jacy klienci są dla niego kluczowi, oraz jak przedstawia się sytuacja w zakresie zdobywania nowych konsumentów.

Chmura – co to takiego?

Przechowywanie aplikacji i informacji na serwerze umieszczonym poza lokalną siecią, a nie na konkretnym urządzeniu wiąże się z zastosowaniem jednego z najpopularniejszych rozwiązań IT ostatnich lat – chmury obliczeniowej (zwanej popularnie tylko „chmurą”). To dzięki niej możemy uzyskać dostęp do danych z dowolnego urządzenia przenośnego lub stacjonarnego, ponad to jako użytkownicy – nie musimy się przy tym zajmować aspektem szczegółów technicznych, takich jak utrzymywanie infrastruktury czy dbanie o bezpieczeństwo danych przeniesionych na serwer.

Chmury to ułatwienie w prowadzeniu biznesu, które zyskuje coraz większą liczbę zwolenników – nic zatem dziwnego, że producenci IT dążą do jeszcze większej eksploatacji tego pomysłu. Całe oprogramowanie przeniesione na serwer może pozwolić na oszczędność czasu, ale i pieniędzy, a przy tym być regularnie uzupełniane o kolejne aktualizacje. Tymczasem możemy wyróżnić kilka modeli chmur, ze względu na usługi są to m.in.:

• udostępnianie infrastruktury informatycznej – serwisu, oprogramowania lub sprzętu – model IaaS – infrastruktura jako usługa (odbiorca dokonuje zakupu określonej przestrzeni dyskowej, serwerów lub zasobów pamięci, bądź też wynajmuje sprzęt);
• dostarczenie kompletu aplikacji – model PaaS – platforma jako usługa – gdzie programy są umieszczone na serwerze dostawcy, a konsument otrzymuje dostęp do interfejsu przez Internet;
• dostarczenie konkretnego oprogramowania, zgodnego z indywidualnymi potrzebami klienta – SaaS – oprogramowanie jako usługa (dostęp do określonych narzędzi, w sytuacji, gdzie program funkcjonuje na serwerze dostawcy), co istotne – nie ma obowiązku nabywania licencji – zapłatą objęty jest dostęp i użytkowanie;
• udostępnienie platformy komunikacyjnej – model CaaS – komunikacja jako usługa (w miejscu pracy, bądź w momencie, gdy firma korzysta z modelu telepracy);

System CRM w wersji online odpowiada typowi SaaS. Składa się z 3 podstawowych części: interakcyjnej, operacyjnej oraz analitycznej. Każda z nich jest jednakowo istotna w budowaniu sukcesu przedsiębiorstwa. Komunikacja z klientem i nawiązywanie z nim relacji to podstawa, tak w branży usługowej jak i handlowej. Dlatego też umożliwienie tej komunikacji, przy jednoczesnym dostępie do szczegółowych danych na temat konkretnego konsumenta często stanowi o „być albo nie być” firmy. CRM jest jednak postrzegany głownie jako „aplikacja porządkująca” – i trzeba przyznać, że nie bezzasadnie. Podstawowe procesy biznesowe mogą być bowiem dzięki temu systemowi odpowiednio uporządkowane i zautomatyzowane. Dane zgromadzone w bazie są funkcjonalnie wykorzystywane, w wyniku czego praca z klientem na kolejnych etapach procesu sprzedażowego przebiega bez zakłóceń, a informacje o transakcjach są automatycznie zachowywane w archiwum. Z tym wiąże się trzeci element – analityczny systemu CRM. Ta funkcja pozwala na analizę zachowania konsumentów, ich preferencji. To z kolei prowadzi do segmentacji – określenia, którzy klienci są kluczowi dla rozwoju przedsiębiorstwa, oraz jaki typ konsumentów przyciągają nasze usługi.

Nieco o CRM…

Aplikacja mobilna typu CRM zdecydowanie stanowi wsparcie dla biznesu – i to zarówno dla większych firm, korporacji, jak i dla mniejszych, często kilkuosobowych przedsiębiorstw, stojących dopiero u progu rozwoju swojej działalności. W przeciwieństwie do innych, aplikacje dostępne w formie online nie wymagają kosztownego wdrażania i są natychmiast gotowe do użytkowania. CRM dostępne w chmurze jest niewątpliwie strzałem w dziesiątkę dla tych firm, dla których najważniejsze jest szybkie zarządzanie transakcjami oraz relacjami z konsumentami, wygoda oraz dostęp do podstawowych (jak i dodatkowych) funkcji. Aplikacja jest bowiem funkcjonalna, dostępna na mobilnych urządzeniach, ale przede wszystkim – uproszczona. Ułatwia to znacząco prowadzenie biznesu na co dzień. Dane są porządkowane i zintegrowane w jednym miejscu – co dotyczy zarówno informacji o klientach, jak i o przebiegu transakcji, czasie ich realizacji, statystyk sprzedażowych etc.

CRM w chmurze to nie tylko baza danych – to także narzędzie, z pomocą którego szybciej wypełnimy wszelkie dokumenty firmowe, skompletujemy faktury, zarchiwizujemy dane. Jest pozytywnie oceniane zarówno przez pracowników szeregowych, osoby zatrudnione w administracji firmy, jak i kadrę kierowniczą. Dostęp do niektórych danych może być zarezerwowany właśnie dla kierowniczych stanowisk, bądź dla zajmujących się marketingiem i reklamą specjalistów. Co istotne – można go uzyskać z dowolnego miejsca na Ziemi, i o każdej porze. A w sytuacji, kiedy prowadzimy własną firmę – ustawiczna kontrola jest wręcz koniecznością. CRM w chmurze jest aplikacją uniwersalną – dostosowuje się do każdego rodzaju działalności usługowej czy handlowej. Niezależnie od tego, czy zatrudniamy dużą czy małą ilość pracowników, czy pracują oni stacjonarnie, czy też w systemie zdalnym. CRM ułatwia delegowanie konkretnych obowiązków, a przy tym umożliwia weryfikację realizacji tych zadań. Z drugiej strony natomiast pracownicy także otrzymują pewne udogodnienia – komunikacja z działem kierowniczym firmy jest łatwiejsza, a o kolejnych zadaniach mogą przypominać specjalne narzędzia.

Jeszcze więcej zalet?

Dodatkową korzyścią płynącą z posiadania aplikacji CRM może być ułatwienie w projektowaniu działań promocyjnych i reklamowych. Na podstawie dokładnych danych łatwiej jest sformułować wnioski dotyczące działalności przedsiębiorstwa, poznać dokładniej główną grupę docelową, i to do niej dostosować strategię reklamową oraz sprzedażową. Współcześnie w biznesie istotne jest nie tyle fragmentaryczne zaspokajanie potrzeb konsumentów, ale budowanie z nimi długofalowych relacji. Na tej podstawie można budować potęgę firmy. Oczekiwania klientów powinny być nie tylko brane pod uwagę, ale traktowane jako element, z którego można czerpać inspirację – a następnie o ile to konieczne modyfikować sprzedawane produkty lub usługi. Tym bardziej, że korzystanie z systemu czyni dużo prostszym nie tylko zarządzanie sprzedażą i jej budżetem, ale też reklamacjami, śledzenie pełnego cyklu sprzedaży, aktualizowanie bazy produktów oraz zmian zachodzących w określonych odstępach czasu. Raporty dostarczane w oparciu o tak wiele danych są szczegółowe, co nie wpływa negatywnie na ich przejrzystość.

Przykładem takiego CRM-u może być aplikacja miniCRM.pl firmy Ageno czy highrisehq.com. Jeśli chodzi o polskich klientów, śmiało można polecić pierwsze rozwiązanie.

Oczywiście – dla wielu posiadaczy własnego biznesu uniwersalność usługi może wydać się zbyt „podstawowa” – wiadomo przecież, że konsument XXI wieku staje się coraz bardziej wymagający. Dlatego też twórcy aplikacji CRM wychodzą takim oczekiwaniom na przeciw. W jaki sposób? Poprzez możliwości personalizacyjne – wprowadzanie dodatkowych funkcji, takich jak: definiowanie pól dodatkowych, baza dokumentów – z wzorami umów i innymi przydatnymi elementami, szablony wiadomości email – skierowanych do konkretnych klientów, a nawet biuletyny, gdzie mogą być udostępniane wytyczne kierownictwa dla konkretnych działów, jak i artykuły podsumowujące okresową działalność firmy (warto pamiętać, że nie każdy pracownik ma dostęp do bazy danych i raportów).

Artykuł został przygotowany we współpracy z redaktorami portalu djx.pl oraz blogu deda.pl. Dziękujemy!

Jeśli poszukujesz informacji w zakresie finansowania przedsiębiorstw lub obniżenia kosztów prowadzonej działalności gospodarczej to napisz. Postaramy się skutecznie doradzić i zaproponować najlepsze rozwiązanie.