Jakie procedury należy wypełnić w związku z delegacją pracownika?

Wyjazd pracownika w celach służbowych zwykło nazywać się delegacją. Efektem zorganizowania takiej podróży jest rozliczenie opłat przejazdowych i posiłków oraz zakwalifikowanie wszystkich wydatków jako kosztów uzyskania przychodu. Czy każda delegacja powinna zostać udokumentowana na druku delegacyjnym? Jak postępować z księgą przychodów i rozchodów?

Obowiązkiem zatrudnionych jest uczestniczenie w wyjazdach delegacyjnych. Mogą to być szkolenia, konferencje, narady czy spotkania z kontrahentami. Warunek jest jeden, czynności te muszą być umawiane poza miejscem zamieszkania podwładnego lub lokalizacją przedsiębiorstwa.

Metoda zapisywania wyjazdów do kosztów zależy od indywidualnych metod księgowych przedsiębiorcy. Ważne, żeby wszystkie informacje były jasno przekazane i nie wzbudzały żadnych wątpliwości. W odniesieniu do druków delegacyjnych (druki dla firmy) trzeba natychmiastowo uzupełnić po odbyciu podróży służbowej. Ważne będzie umieszczenie danych osobowych, powodu wyjazdu oraz wydatków związanych z podróżą.

Prawo podatkowe nie określa szczegółowej procedury postępowania w przypadku zakwalifikowania delegacji do kosztów. Jednak zachowanie porządku w dokumentach znacznie ułatwi przedstawienie niezbędnych druków i wydatków.

Justyna Błahut
www.gazetapodatkowa.net