Numeracja w księdze przychodów i rozchodów

Ustawa nie określa sposobu sygnowania dokumentów wpływających do księgi przychodów i rozchodów. Tak naprawdę każdy przedsiębiorstwa wypracowuje własny sposób księgowania. Według organów podatkowych istnieją dwa zastrzeżenia: numery powinny być zapisane rosnąco i mogą być użyte tylko jeden raz.

Każda firma z biegiem lat wypracowała własny sposób wpisu księgi, a dowolność ze strony urzędu skarbowego umożliwiła małe odstępstwa od normy. Dlatego te stosowanie nowej numeracji po miesiącu lub po roku jest jak najbardziej stosowne i nie powinno budzić podejrzeń.

Najważniejsze jest jednak, aby każdy numer był odnośnikiem do wybranej transakcji lub wydarzenia gospodarczego. Dlatego nowa numeracja w kolejnym roku podatkowym nie może być identyczna jak w ubiegłym. Konieczność weryfikacji wybranego zdarzenia będzie utrudniona, gdy przez pięć lat zostanie powołanych pięć identycznych sygnatur. To samo należy zrobić w przypadku zmiany numeracji co miesiąc. To samo należy zrobić w przypadku zmiany numeracji co miesiąc.

W związku powyższym oczywistym, zdaniem interpretatora, jest to, że kolejne pozycje (wpisy) powinny być numerowane po kolei i aby numery te nie powtarzały się.

Wielu podatników w numerze identyfikującym transakcję zawiera miesiąc lub rok, np. 157/12/2012 czyli zdarzenie numer 157 w miesiącu grudniu 2012 roku. Jest to metoda sprawdzona i bardzo łatwa do weryfikacji nawet bez szukania w dokumentacji firmy. Co innego, gdy przedsiębiorstwo generuje każdego dnia setki lub tysiące transakcji. Wówczas sytuacja się komplikuje, ale z pewnością jest mnóstwo sposobów zapisu. Chociażby inwestycja w program komputerowy zajmujący się księgowaniem.

Justyna Błahut
www.gazetapodatkowa.net